Tietosuojaseloste | Henkilötietojen käsittely

Löydät tältä sivulta selostuksen yhtiön toimintaan liittyvästä henkilötietojen käsittelystä.

Asuntojen vuokraustoiminnan saralla toimivana yrityksenä Kauhajoen Asunnot Oy käsittelee ihmisten henkilötietoja. Pyrimme informoimaan kaikkia asukkaitamme sekä sivustollamme vierailevia henkilöitä siitä, mitä tietoja keräämme ja miten tietoja käsitellään. Tätä edellyttää myös EU:n yleinen tietosuoja-asetus sekä siihen pohjautuva lainsäädäntö Suomessa.

Luettavuuden parantamiseksi tämä tietosuojaseloste on jaettu osiin käytettyjen tietolähteiden mukaan. Voit 1) hypätä haluamaasi kohtaan alla olevista pikalinkeistä ja 2) palata kunkin kappaleen lopusta löytyvästä Takaisin ylös -linkistä tähän kohtaan. Ruudunlukijoita ja muita teknisiä apuvälineitä käyttävien vierailijoiden huomioimiseksi linkit, jotka aukeavat uudessa välilehdessä on erikseen merkitty.

Tämä seloste on päivitetty viimeksi 2.12.2021.

Tämän sivun sisältö – pikalinkit

Mitä henkilötietojen käsittelystä tulee tietää ja miksi

Suomen tietosuojavaltuutettu on antanut ohjeistusta siitä, mitä henkilötietoja käsittelevien tahojen pitää selosteessaan kertoa. Tässä selosteessa käytetään EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen pohjautuvaa termistöä eri roolien ja toimenpiteiden kuvailemiseksi. Selkeä informointi tietojenkäsittelystä edistää tietojenkäsittelyn kohteena olevien henkilöiden oikeuksien toteutumista.

Selosteessa käytetyt keskeiset käsitteet

  • Rekisteri on mikä tahansa jäsennelty, henkilötietoja sisältävä tietojoukko, josta tiedot ovat tiettyjen henkilöiden saatavilla jollain perusteella.
  • Henkilötietojen käsittely kattaa tietojen keräämisen, tallentamisen, säilyttämisen, hakemisen, jäsentämisen, käytön, siirtämisen, luovuttamisen, muokkaamisen (esim. pseudonymisointi) ja poistamisen.
  • Henkilötiedolla tarkoitetaan luonnollista henkilöä koskevaa tietoa, josta tämä on suoraan tai epäsuorasti tunnistettavissa. Henkilötietoja ovat muun muassa: nimi; syntymäaika; henkilötunnus; tallennettu kuva, josta henkilö on tunnistettavissa; fyysinen osoite; asiakas- tai jäsennumerot; auton rekisterikilven tieto; terveystiedot; henkilökohtainen puhelinnumero; internetprotokolla-osoitteet tai sähköpostiosoitteet, joista henkilö on tunnistettavissa; evästetunnisteet; hyödykkeiden kulutustiedot; arviot ja lausunnot. Kauhajoen Asunnot Oy ei kerää kaikkia tietotyyppejä, vaan lista on esimerkinomainen.
  • Tietojen keräämiselle tulee olla nimenomainen ja laillinen tarkoitus. Selkeyden vuoksi käsittelyperuste on tässä selosteessa ilmoitettu tietolähteittäin.
  • Rekisterinpitäjä on henkilö tai organisaatio, joka määrittelee, mihin tarkoitukseen ja millä tavalla henkilötietoja käsitellään sekä vastaa sen sääntelynmukaisuudesta. Henkilötietojen kerääminen ja niiden käsittelystä päättäminen tekee Kauhajoen Asunnoista rekisterinpitäjän.
  • Rekisteröityjä eli henkilöitä, joiden henkilötietoja käsitellään tulee informoida käsittelyn laajuudesta ja tarkoituksesta.
  • Suunnittelemme yrityksen tietojenkäsittelyprosessit sellaisiksi, että ne varmistavat rekisteröityjen oikeuksien toteutumisen ja arvioimme tätä myös kehittäessämme toimintojamme (sisäänrakennettu tietosuoja).
  • Henkilötietojen käsittelijä on organisaatio, joka käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun tai tämän toimeksiannosta.

Kun rekisteröidyt haluavat käyttää oikeuksiaan, yhtiö suosittelee vain korkeaa suojaustasoa käyttävän, salatun sähköpostin käyttöä tai vierailua toimistolla. Yhtiö suosittelee myös välttämään eri pikaviestipalveluiden käyttöä yhteydenpidossa, jos niiden palvelimet sijaitsevat kolmansissa maissa tai niiden sijainnista ei voida varmistua. Yhtiö käyttää omassa tietoliikenteessään suomalaisia teleoperaattoreita.

Takaisin ylös

Yhtiön toimintaan liittyvät rekisterit ja rekisterinpitäjä

Asiakasrekisteri vuokrankantoa varten (Unes)

Tiedot tähän rekisteriin saadaan vuokralaiselta vuokrasopimuksen solmimisvaiheessa. Asiakasrekisteriin sisältyvät tiedot rekisteröidyn yksiselitteiseksi yksilöimiseksi (nimi, henkilötunnus) sekä sijainti- ja yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero), sekä muut asiakassuhteen ja hallinnon hoidon kannalta merkitykselliset tiedot.

Asuntohakemus- ja vuokrasopimusrekisteri

Tiedot tähän rekisteriin saadaan asunnonhakijoilta sekä yhtiön lukuun toimivalta isännöitsijältä ja muilta tietojenkäsittelijöiltä. Rekisterin vanhimmat osat koostuvat paperilomakkeista. Rekisteriin sisältyvät hakemus- ja sopimuslomakkeet sekä mahdolliseen vuokrasuhteeseen sekä sen päättymiseen liittyvät muut asiakirjat, jotka sisältävät yksilöintitietoja, yhteystietoja ja muita hallinnon kannalta merkityksellisiä tietoja.

Sähköisen kulunvalvonnan (älylukot) rekisteri (ASSA Abloy)

Rekisterissä näkyy kiinteistökohteen nimi, lukossa käyneen avaimen numero, päivämäärä ja kellonaika. Erilliseen avainhallintarekisteriin on kirjattu, kenelle avain on luovutettu (nimi, osoite). Jälkimmäisen toteutuksessa käytetään avainkuittaus- ja huoneistotarkastuslomakkeita.

Tallentavan videovalvonnan rekisteri

Rekisterin tietosisältö on videovalvontalaitteiden tallentama kuvamateriaali.

Huoltokeikkarekisteri (Avux)

Tiedot saadaan vuokralaisilta, yhtiön lukuun toimivalta isännöitsijältä sekä huoltoyhtiöiltä. Rekisteriin sisältyvät tiedot työn kohteena olevasta asunnosta (osoite) sekä vuokralaisen nimi ja puhelinnumero yhteydenottoja varten.

Huoneistokatselmusrekisteri (Kotopro)

Tiedot saadaan yhtiön lukuun toimivalta isännöitsijältä ja huoltoyhtiöltä. Rekisteriin sisältyvät osoite ja vuokralaisen nimi.

Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjänä toimii Kauhajoen Asunnot Oy, y-tunnus 0933333-8. Rekisterinpitäjään viitataan myöhemmin tässä selosteessa nimellä ’yhtiö’. Yhtiön postiosoite on PL 69, 61801 Kauhajoki. Yhteydenotot tietosuojan osalta voidaan osoittaa yhtiön toimitusjohtajalle, Tuomas Kuusiselle. Sähköpostitiedusteluille on oma osoite: toimisto(at)kauhajoenasunnot.fi.

(Huomaa: yhteyttä ottaessasi korvaa (at) osoitteessa @-merkillä. Yllä nähdyn kirjoitusasun tarkoituksena on rajoittaa sähköpostiosoitteita automaattisesti keräävien tietokoneohjelmistojen toimintaa.)

Takaisin ylös

Asuntohakemusten tietojenkäsittely

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: Yhtiö arvioi rekisteröidyn vuokra-asuntohakemuksen yhteydessä ARA:n asukasvalintakriteerien täyttymistä sekä avustaa hakijaa haettavaan asuntoon tutustumisessa. Luottotietojen tarkastaminen on osa arviointia.

Käsittelyn oikeusperuste: Sopimus ja sitä edeltävät toimenpiteet.

Käsiteltävät henkilötietoryhmät: Täysi-ikäisten hakijoiden tunnistamis- ja yhteystiedot; elämäntilannetta koskevat taustatiedot, joita käytetään asukasvalintakriteerien täyttymisen ja maksukyvyn arviointiin. Lisäksi henkilötietoja käsitellään rajoitetusti asuntonäyttöjen järjestämiseksi.

Rekisterinpitäjän tai tämän lukuun toimivien tietojenkäsittelijöiden ei odoteta käsittelevän alaikäisten henkilöiden henkilötietoja ilman näiden huoltajan nimenomaista suostumusta.

Henkilötietojen vastaanottajat: Rekisterinpitäjä ja tämän tietojenkäsittelijät: 1) isännöitsijä (hakemus: sen sisältämät tiedot), 2) Suomen Asiakastieto Oy (luottotiedot: nimi ja henkilötunnus) ja 3) huoltoyhtiö (asuntonäytöt: nimi, puhelinnumero).

Tietojen siirto kolmansiin maihin ja käytetyt suojatoimet: Tietoja ei yhtiön toimesta siirretä EU-alueen ulkopuolelle. Hakijat voivat toimittaa paperilomakkeen toimistolle Kauhajoella, jolloin käsittelyyn käytetään yhtiön suljettua tietojärjestelmää. Luottotiedot haetaan suomalaiselta palveluntarjoajalta suojattua yhteyttä ja vahvaa tunnistautumista käyttäen. Yhtiö suosittelee vain korkeaa suojaustasoa käyttävän, salatun sähköpostin lähettämistä hakemuksessa mainittuun osoitteeseen, mikäli hakija haluaa toimittaa hakemuksensa sähköisenä.

Henkilötietojen säilytysaika: Hakemusten tietoja säilytetään 3 vuotta hakemuksen vireillepanosta, mukaan lukien poisvedetyt hakemukset. Mikäli hakemuksen pohjalta solmitaan hakijan kanssa vuokrasopimus, hakemus liitteineen lisätään osaksi sopimuksen dokumentaatiota. Tällöin säilytysaika on 5 vuotta sopimuksen päättymisestä.

Miten rekisteröidyn oikeudet varmistetaan: Hakija ja hakemuksessa yksilöidyt täysi-ikäiset saavat halutessaan tietoa tietojensa käsittelystä yhtiön toimitusjohtajalta ja voivat myös toimittaa yhtiölle oikaisu-, rajoitus- tai poistamispyynnön tietojen osalta. Vastausaikaa on yksi kuukausi. Rekisteröityä voidaan pyytää tunnistautumaan tässä yhteydessä, jotta voidaan varmistua tietojen luovutuksesta oikealle henkilölle. Hakemusten käsittelyssä ei käytetä automaattista päätöksentekoa.

Alle 18-vuotiaan hakijan huoltajalla on oikeus peruuttaa suostumuksensa tietojen käsittelyyn, tällöin hakemus käytännössä perutaan.

Tekniset ja organisatoriset suojatoimet: Toimitilaturvallisuus, tietoturvasta ja tietoliikenneturvallisuudesta huolehtiminen, käyttövaltuushallinta, sopimukset tietojenkäsittelijöiden kanssa.

Takaisin ylös

Vuokrasopimuksen tietojenkäsittely

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: Yhtiö solmii vuokralaisen tai vuokralaisten kanssa sitovan sopimuksen, jonka kestosta ja velvollisuuksista määrätään sopimuksessa erikseen. Henkilötietoja voidaan käsitellä sopimusvelvoitteiden täyttämisen varmistamiseksi sekä muuten asiakassuhteen hallinnoimisessa. Mikäli yhtiöllä on joissakin kohteissa rakennusjärjestykseen perustuva velvollisuus nimitaulun ylläpitoon, tiedot saadaan sopimuksesta.

Käsittelyn oikeusperuste: Sopimus ja sitä edeltävät toimenpiteet, rekisterinpitäjän oikeutettu etu, mahdolliset rekisterinpitäjän lakisääteiset velvoitteet (mm. laki velan vanhentumisesta 728/2003).

Käsiteltävät henkilötietoryhmät: Yhteisvastuullisten vuokralaisten tunnistamis- ja yhteystiedot; kulutustiedot laskutuksen yhteydessä. Henkilötunnuksen käsittely on perusteltua, koska yritys tarjoaa palveluita tai tuotteita, joiden laskutus tapahtuu myöhemmin.

Arkaluonteisen tai sensitiivisen tiedon käsittelyssä tiedostetaan materiaalin erityisluonne. Terveystietoja ei aktiivisesti kerätä, mutta asuntohakemusten kautta niitä voi tulle yhtiön säilytettäväksi. Tarpeettomat tiedot tuhotaan, jos niille ei ole käsittelyperustetta. Perhesuhteita tai siviilisäätyä koskevan tiedon kerääminen rajoittuu oikeudellisilta vaikutuksiltaan olennaisten tietojen keräämiseen. Alaikäisten henkilötietoja ei lähtökohtaisesti käsitellä, elleivät nämä ole huoltajansa ohella vuokrasopimuksen osapuolena.

Henkilötietojen vastaanottajat: Rekisterinpitäjä ja tämän tietojenkäsittelijät: 1) isännöitsijä (sopimusarkiston hallinnointi, vuokrankanto ja muu laskutus) sekä 2) huoltoyhtiöiden edustajat (muuttotarkastukset, huoneiston kunnon valvominen tarvittaessa). Mikäli perintä tai oikeusvaateiden esittäminen on tarpeen, tunnistamis- ja yhteystietoja voidaan luovuttaa myös 3) perintää toimeksiannosta suorittavalle taholle tai 4) haastehakemuksen yhteydessä tuomioistuimille.

Tietojen siirto kolmansiin maihin ja käytetyt suojatoimet: Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä kolmansiin maihin EU-alueen ulkopuolelle. Tietojenkäsittelyyn käytetään sellaisia ohjelmistoja ja pilvipohjaisia palveluita, joiden palvelimet sijaitsevat Suomessa tai EU-alueella. Yhtiö suosittelee vain korkeaa suojaustasoa käyttävän, salatun sähköpostin lähettämistä toimiston osoitteeseen sopimusta koskevassa viestinnässä.

Henkilötietojen säilytysaika: 5 vuotta sopimuksen päättymisestä. Mikäli tapaukseen liittyy saatavien perintää, yhtiö jatkaa tietojenkäsittelyä saatavan vanhenemisen katkaisemiseksi ja perinnän jatkamiseksi, kunnes saatava on kuitattu maksetuksi tai kunnes velan erääntymisestä on kulunut 20 vuotta.

Miten rekisteröidyn oikeudet varmistetaan: Sopimuksen täysi-ikäiset osapuolet saavat tietoa tietojensa käsittelystä yhtiön toimitusjohtajalta ja voivat toimittaa yhtiölle oikaisu-, rajoitus- tai poistamispyynnön tietojen osalta. Vastausaikaa on yksi kuukausi. Pyyntöjen tapauskohtainen arviointi on tarpeen, sillä yhtiöllä voi olla lakiin perustuva velvollisuus säilyttää tietoja rekisteröidyn toiveiden vastaisesti, jolloin käsittelyperusteena on rekisterinpitäjän lakisääteiset velvoitteet. Säilytys voi olla perusteltua myös yhtiön oikeutetun edun pohjalta esimerkiksi oikeusvaateen esittämiseksi. Rekisteröityä voidaan pyytää tunnistautumaan, jotta voidaan varmistua tietojen luovutuksesta oikealle henkilölle. Käsittelyssä ei käytetä automaattista päätöksentekoa.

Alle 18-vuotiaan vuokralaisen kohdalla pätevän oikeustoimen tekemiseen vaaditaan tämän huoltajan tunnistamis- ja yhteystiedot sekä allekirjoitus.

Tekniset ja organisatoriset suojatoimet: Toimitilaturvallisuus, tietoturvasta ja tietoliikenneturvallisuudesta huolehtiminen, käyttövaltuushallinta, sopimukset tietojenkäsittelijöiden kanssa.

Takaisin ylös

Kelan asumistukiin liittyvien tietojen käsittely

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: Asumistuen hakeminen ja tuen maksamiseen tarvittavien tietojen toimittaminen Kelaan on vuokralaisen vastuulla vuokrasopimuksen solmimisen jälkeen. Mikäli vuokra jostain syystä jää kokonaan maksamatta kahtena peräkkäisenä kuukautena, vuokranantaja voi Kelan ohjeistuksen mukaan (linkki aukeaa uudessa välilehdessä) ottaa yhteyttä Kelaan, toimittaa tarvittavat tiedot vuokralaisen yksilöimiseksi ja vaatia asumistuen maksamista suoraan vuokranantajalle ilman vuokralaisen suostumusta. Myös Kela ottaa tällöin yhteyttä asukkaaseen. Toinen vaihtoehto tilanteessa olisi sopimuksen irtisanomismenettelyn aloittaminen varoituksella purkuoikeuden käytöstä, koska purkuperusteeksi käyvät vuokranmaksun häiriöt ovat tilanteessa merkittäviä ja toistuvia (laki asuinhuoneiston vuokrauksesta 62 §, 481/1995).

Käsittelyn oikeusperuste: Sopimus ja sitä edeltävät toimenpiteet, rekisterinpitäjän oikeutettu etu, lakisääteinen velvoite.

Käsiteltävät henkilötietoryhmät: Vuokralaisen tunnistamis- ja sijaintitiedot (nimi, henkilötunnus, osoite). Alaikäisten henkilötietoja ei lähtökohtaisesti käsitellä, elleivät nämä ole vuokrasopimuksen osapuolena.

Henkilötietojen vastaanottajat: Kauhajoen Asunnot rekisterinpitäjänä, Kela rekisterinpitäjänä sekä isännöitsijä tietojenkäsittelijänä.

Tietojen siirto kolmansiin maihin ja käytetyt suojatoimet: Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä kolmansiin maihin EU-alueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaika: Kauhajoen Asunnot Oy säilyttää vuokralaisen tietoja sopimuksen perusteella maksimissaan 20 vuotta saatavan erääntymisen jälkeen. Kela noudattaa toiminnassaan omaa viranomaista koskevaa ohjeistustaan tietosuojan osalta – Kelalla on lakisääteinen velvoite säilyttää asiakasta koskevia tietoja. Yleinen säilytysaika on 10 vuotta etuuden päättymisestä.

Kelan etuuskäsittelyn tietosuojaseloste

Miten rekisteröidyn oikeudet varmistetaan: Vuokrasopimuksen täysi-ikäiset osapuolet saavat halutessaan tietoa käsittelystä toimitusjohtajalta ja voivat toimittaa yhtiölle tietojen oikaisu-, rajoitus- tai poistamispyynnön. Vastausaikaa on yksi kuukausi. Rekisteröityä voidaan pyytää tunnistautumaan, jotta voidaan varmistua tietojen luovutuksesta oikealle henkilölle. Käsittelyssä ei käytetä automaattista päätöksentekoa.

Oikeutetun edun tullessa kysymykseen suoritetaan tasapainotesti rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn oikeuksien välillä. Rekisteröidyn perusoikeuksien (mm. yksityiselämän ja henkilötietojen suoja, oikeus sosiaaliturvaan) vastapainona sekä yhtiöllä että Kelalla on selkeä intressi tietojenkäsittelyyn ja sitä voidaan tarvita myös oikeusvaateiden laatimiseksi petosten ja palveluiden väärinkäytön ehkäisemisen sekä omaisuuden suojan varmistamiseksi. Asumistuessa kyseessä on harkinnanvarainen etuus, joka on myönnetty asumiskulujen kattamiseksi ja vuokrasopimuksen mukaan asumistuki tulee maksaa vuokranantajalle. Mikäli näin ei tapahdu, voi olla syytä pyytää viranomaisilta tutkintaa siitä, a) onko kyseessä sosiaaliturvan väärinkäyttö, b) onko syytä antaa vuokralaiselle varoitus purkuoikeuden käytöstä, jos maksutilannetta ei korjata ja c) tuleeko tilanteessa tehdä rikosilmoitus. Jos petos tai petoksen yritys huomataan, on sen havaitsijalla lakisääteinen velvollisuus tehdä asiasta rikosilmoitus.

Tekniset ja organisatoriset suojatoimet: Tietoturvasta ja tietoliikenneturvallisuudesta huolehtiminen, käyttövaltuushallinta, sopimukset tietojenkäsittelijöiden kanssa, toimitilaturvallisuus.

Takaisin ylös

Kelan maksusitoumuksiin (toimeentulotuki) liittyvien tietojen käsittely

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: Jos vuokralainen on hankkinut Kelasta maksusitoumuksen vuokravakuuden kattamiseksi, tulee vakuus realisoitavaksi, mikäli asukkaan pois muuttaessa vuokria on maksamatta tai asunnossa on korjattavaa, eikä maksua ole saatu asukkaalta. Yhtiö hakee tällöin suoritusta maksusitoumuksen ehtojen mukaisesti ja toimittaa Kelaan tarvittavat tiedot rekisteröidyn yksilöimiseksi.

Kelan maksusitoumus kattaa korkeintaan kahden kuukauden vuokran suuruisen summan. Mikäli tämä ei riitä korvaamaan aiheutunutta vahinkoa, jatkaa yhtiö ylimenevän summan perimistä vuokralaiselta. Tähän voidaan käyttää myös erillistä tietojenkäsittelijää (yhtiön valitsema perintätoimisto).

Käsittelyn oikeusperuste: Sopimus ja sitä edeltävät toimenpiteet; oikeutettu etu.

Käsiteltävät henkilötietoryhmät: Vuokralaisen tunnistamis- ja sijaintitiedot (nimi, henkilötunnus, osoite), kulutustiedot. Alaikäisten henkilötietoja ei lähtökohtaisesti käsitellä, elleivät nämä ole vuokrasopimuksen osapuolena.

Henkilötietojen vastaanottajat: Kauhajoen Asunnot rekisterinpitäjänä sekä Kela rekisterinpitäjänä. Lisäksi tietojenkäsittelijöinä toimivat 1) isännöitsijä (vuokralaisen yhtiön kanssa tekemien sitoumusten sisältämät henkilötiedot) sekä 2) perintätoimisto (vuokralaisen tunnistamis- ja yhteystiedot). Tietoja voidaan myös haastehakemuksen yhteydessä luovuttaa tuomioistuimille.

Tietojen siirto kolmansiin maihin ja käytetyt suojatoimet: Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä kolmansiin maihin EU-alueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaika: Kauhajoen Asunnot Oy säilyttää vuokralaisen tietoja 5 vuotta sopimuksen päättymisestä tai maksimissaan 20 vuotta saatavan erääntymisen jälkeen. Kela noudattaa toiminnassaan viranomaista koskevaa ohjeistusta tietosuojan osalta – Kelalla on etuuksia ja kirjanpitolakia koskevaan sääntelyyn perustuva lakisääteinen velvoite säilyttää asiakasta koskevia tietoja. Yleinen säilytysaika on 10 vuotta etuuden päättymisestä.

Kelan etuuskäsittelyn tietosuojaseloste

Miten rekisteröidyn oikeudet varmistetaan: Vuokrasopimuksen täysi-ikäiset osapuolet saavat halutessaan tietoa tietojensa käsittelystä yhtiön toimitusjohtajalta ja voivat toimittaa yhtiölle oikaisu-, rajoitus- tai poistamispyynnön tietojen osalta. Vastausaikaa on yksi kuukausi. Rekisteröityä voidaan myös pyytää tunnistautumaan tässä yhteydessä, jotta voidaan varmistua tietojen luovutuksesta oikealle henkilölle. Käsittelyssä ei käytetä automaattista päätöksentekoa.

Mikäli Kelan maksusitoumus ei kata yhtiön vahinkoa, vaatii yhtiö suoritusta ylimenevältä osalta vuokralaiselta. Käsittelyperusteena on tällöin sopimus sekä tähän pohjautuen yhtiön oikeutettu etu. Oikeutetun edun kohdalla rekisteröidyn oikeuksien (yksityiselämän ja henkilötietojen suoja) vastapainona tasapainotestissä on yhtiön intressi tietojenkäsittelyyn mm. oikeusvaateiden laatimiseksi sekä omaisuuden suojan varmistamiseksi. Vuokralainen on vuokrasopimuksessa sitoutunut hoitamaan huoneistoa huolellisesti ja maksamaan vuokrat ajallaan, jolloin merkittäviä puutteita tältä osin voidaan tarkastella myös vahingonkorvausvaateiden esittämisen tai rikosilmoituksen tekemisen kannalta.

Tekniset ja organisatoriset suojatoimet: Tietoturvasta ja tietoliikenneturvallisuudesta huolehtiminen, käyttövaltuushallinta, sopimukset tietojenkäsittelijöiden kanssa, toimitilaturvallisuus.

Takaisin ylös

Henkilötakaussopimusten tietojenkäsittely

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: Vuokravakuuden järjestäminen vuokralaiselle/vuokralaisille kahden täysi-ikäisen omavelkaisen, yhteisvastuullisen henkilötakauksen nojalla sekä luottotietojen tarkastamisen mahdollistaminen osana sopimusharkintaa. Vuokranantajan ei ole pakko hyväksyä takausta, mikäli hakijoiden ja takaajien maksukyvystä jää epäilyksiä takauksen suuruus huomioiden.

Käsittelyn oikeusperuste: Sopimus ja sitä edeltävät toimenpiteet.

Käsiteltävät henkilötietoryhmät: Vuokralaisten ja kahden takaajan tunnistamis-, yhteys- ja luottotiedot; rajoitetusti: sopimuksen todistajien tunnistamistiedot (nimi ja allekirjoitus). Alaikäisten henkilötietoja ei lähtökohtaisesti käsitellä, elleivät nämä ole asunnonhakijoina osapuolena.

Henkilötietojen vastaanottajat: Rekisterinpitäjä ja tämän tietojenkäsittelijät: 1) isännöitsijä (hakemuksen sisältämät tiedot) sekä 2) Suomen Asiakastieto Oy (nimi ja henkilötunnus). Mikäli oikeusvaateiden esittäminen tulee tarpeellisiksi, tunnistamis- ja yhteystietoja voidaan luovuttaa myös 3) perintää suorittavalle taholle ja 4) tuomioistuimille haastehakemuksen tekemiseksi.

Tietojen siirto kolmansiin maihin ja käytetyt suojatoimet: Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä kolmansiin maihin EU-alueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaika: Tilanteesta riippuen 3 vuotta hakemuksen jättämisestä, 5 vuotta hakemuksen pohjalta tehdyn hyväksytyn sopimuksen päättymisestä tai 20 vuotta vuokralaiselta jääneen saatavan erääntymisestä.

Miten rekisteröidyn oikeudet varmistetaan: Sopimuksen täysi-ikäiset osapuolet saavat halutessaan tietoa tietojensa käsittelystä yhtiön toimitusjohtajalta ja voivat toimittaa yhtiölle tietojen oikaisu-, rajoitus- tai poistamispyynnön. Alle 18-vuotiaan vuokralaisen kohdalla pätevän oikeustoimen tekemiseen vaaditaan tämän huoltajan tunnistamis- ja yhteystiedot sekä allekirjoitus. Vastausaikaa on yksi kuukausi.

Tapauskohtainen arviointi on tarpeen, sillä yhtiöllä voi olla oikeutettu etu tai lainsäädännöstä johtuva velvollisuus säilyttää tietoja rekisteröidyn toiveiden vastaisesti. Rekisteröityä voidaan pyytää tunnistautumaan, jotta voidaan varmistua tietojen luovutuksesta oikealle henkilölle. Käsittelyssä ei käytetä automaattista päätöksentekoa.

Tekniset ja organisatoriset suojatoimet: Toimitilaturvallisuus, tietoturvasta ja tietoliikenneturvallisuudesta huolehtiminen, käyttövaltuushallinta, sopimukset tietojenkäsittelijöiden kanssa.

Takaisin ylös

Huoneistokatselmusraporttien tietojenkäsittely

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: Vuokrauskohteena olevan asuinhuoneiston kunnon kartoitus sekä luovutus asukkaan käyttöön vuokrasopimuksen alussa ja lopussa tai laajemman remonttiurakan lopussa. Vuokralaisen henkilötiedot voidaan tarkastaa henkilöllisyystodistuksesta, jotta voidaan varmistua tämän henkilöllisyydestä sekä pätevyydestä allekirjoittaa katselmusraportti.

Käsittelyn oikeusperuste: Sopimus oikeutettu etu asiakassuhteen perusteella.

Käsiteltävät henkilötietoryhmät: Vuokralaisen tunnistamistiedot (nimi) ja sijainti (osoite). Alaikäisten henkilötietoja ei lähtökohtaisesti käsitellä, elleivät nämä ole vuokrasopimuksen osapuolena.

Henkilötietojen vastaanottajat: Rekisterinpitäjä ja tämän tietojenkäsittelijät: 1) isännöitsijä, joka hoitaa rekisterin hallinnoinnin, laskutusta sekä vuokravakuutta koskevat tiedustelut ja 2) huoltoyhtiöiden edustajat, jotka hoitavat muuttotarkastukset ja lisäsiivoukset. Tietoja voidaan erillisen sopimuksen perusteella luovuttaa kolmansille osapuolille (takaajat, Kela maksusitoumuksen antajana tai muut viranomaiset ja tuomioistuimet) oikeutetun edun perusteella, jos tämä on tarpeen esimerkiksi oikeusvaateen esittämiseksi.

Tietojen siirto kolmansiin maihin ja käytetyt suojatoimet: Tietoja ei yhtiön toimesta siirretä EU-alueen ulkopuolelle. Yhtiön tietojenkäsittelyssä käyttämien pilvipohjaisten ohjelmistopalveluiden palvelimet sijaitsevat EU-alueella. Jos raportti täytetään sähköisesti, mobiilitietoliikenteessä käytetään suomalaisia teleoperaattoreita.

Henkilötietojen säilytysaika: 5 vuotta sopimuksen päättymisestä. Mikäli tapaukseen liittyy saatavien perintää, yhtiö jatkaa tietojenkäsittelyä saatavan vanhenemisen katkaisemiseksi ja perinnän jatkamiseksi, kunnes saatava on kuitattu maksetuksi tai kunnes velan erääntymisestä on kulunut 20 vuotta.

Miten rekisteröidyn oikeudet varmistetaan: Sopimuksen täysi-ikäiset osapuolet saavat halutessaan tietoa tietojensa käsittelystä yhtiön toimitusjohtajalta ja voivat toimittaa yhtiölle oikaisu-, rajoitus- tai poistamispyynnön tietojen osalta. Vastausaikaa on yksi kuukausi. Arviointi tapauskohtaisesti on tarpeen, sillä yhtiöllä voi tilanteessa olla oikeutettu etu tai lainsäädännöstä johtuva velvollisuus säilyttää tietoja rekisteröidyn toiveiden vastaisesti. Rekisteröityä voidaan myös pyytää tunnistautumaan, jotta voidaan varmistua tietojen luovutuksesta oikealle henkilölle. Käsittelyssä ei käytetä automaattista päätöksentekoa.

Tekniset ja organisatoriset suojatoimet: Toimitilaturvallisuus, tietoturvasta ja tietoliikenneturvallisuudesta huolehtiminen, käyttövaltuushallinta, sopimukset tietojenkäsittelijöiden kanssa.

Takaisin ylös

Huoltoyhtiön huoltopyyntöjen tietojenkäsittely

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: Asunnon hoitamisen kannalta välttämättömien toimenpiteiden tai korjaus- ja muutostöiden suorittaminen, huoneiston kunnon ja hoidon valvominen, huoneiston esittely sopimuksen mukaan, vuokralaisen ilmoittamisvelvollisuuden täyttämisen todentaminen. Tehtävät perustuvat lakiin asuinhuoneiston vuokrauksesta. Tiedot tehtävistä tallennetaan huoltokeikkarekisteriin. Myös lait, jotka koskevat yhtiön toimintaa kiinteistöjä omistavana osakeyhtiönä voivat asettaa rekisterinpitäjälle remonttien dokumentointivelvoitteen. Mikäli tiedot, joista vuokralainen olisi tunnistettavissa eivät ole enää tarpeen, ne voidaan poistaa.

Käsittelyn oikeusperuste: Sopimus ja sitä edeltävät toimenpiteet, yhtiön oikeutettu etu.

Käsiteltävät henkilötietoryhmät: Vuokralaisen tai muun ilmoituksen tekijän nimi ja yhteystiedot. Rekisterinpitäjän tai tietojenkäsittelijöiden ei lähtökohtaisesti odoteta käsittelevän alaikäisten henkilötietoja, elleivät nämä ole osapuolena vuokrasopimuksessa.

Henkilötietojen vastaanottajat: Rekisterinpitäjä ja tämän tietojenkäsittelijät: 1) isännöitsijä (asukkaiden yhteydenottojen ja huoltoilmoitusten sisältämät henkilötiedot) ja 2) yhtiön käyttämät huoltoyhtiöt (asukkaiden yhteydenottojen ja huoltoilmoitusten sisältämät henkilötiedot).

Tietojen siirto kolmansiin maihin ja käytetyt suojatoimet: Tietoja ei yhtiön toimesta siirretä EU-alueen ulkopuolelle. Yhtiö suosittelee vain korkeaa suojaustasoa käyttävän, salatun sähköpostin käyttöä viestinnässä. Yhtiön sähköpostipalvelin sijaitsee Suomessa ja yhtiön tietojenkäsittelyssä käyttämien pilvipohjaisten ohjelmistopalveluiden palvelimet sijaitsevat EU-alueella. Mobiilitietoliikenteessä käytetään suomalaisia teleoperaattoreita. Yhtiö suosittelee välttämään myös pikaviestipalveluiden käyttöä, jos niiden palvelimet sijaitsevat kolmansissa maissa tai sijainnista ei voida varmistua.

Henkilötietojen säilytysaika: Vuokralaisen henkilötietoja säilytetään tietojärjestelmässä viiden vuoden ajan vuokrasopimuksen päättymisestä. Säilytysaikaa voidaan tästä pidentää, mikäli käsittelyn jatkaminen on viiden vuoden jälkeenkin tarpeen esimerkiksi oikeusvaateen esittämiseksi. Tällöin käsittelyperusteena on yhtiön oikeutettu etu.

Miten rekisteröidyn oikeudet varmistetaan: Sopimuksen osapuolena rekisteröidyt saavat halutessaan tietoa tietojensa käsittelystä yhtiön toimitusjohtajalta ja voivat toimittaa yhtiölle oikaisu-, rajoitus- tai poistamispyynnön henkilötietojen osalta. Vastausaikaa on yksi kuukausi. Tapauskohtainen arviointi on tarpeen, sillä yhtiöllä voi olla lakiin perustuva velvoite tai oikeutetun edun perusteella intressi tietojen säilytykseen. Rekisteröityä voidaan pyytää tunnistautumaan, jotta voidaan varmistua tietojen luovutuksesta oikealle henkilölle. Käsittelyssä ei käytetä automaattista päätöksentekoa.

Oikeuksien käyttämistä koskevan ilmoitusvelvollisuuden lisäksi rekisteröidyillä on huolellisuusvelvoitteen pohjalta velvollisuus ilmoittaa huoneistossa tai muualla kiinteistössä havaitsemistaan vioista ja yhtiö voi puolestaan olla niiden korjaamisesta vastuussa, joten tiedonkulku eri tahojen välillä on tärkeää. Korjaustyöt on ulkoistettu huoltoyhtiölle.

Tekniset ja organisatoriset suojatoimet: Toimitilaturvallisuus, tietoturvasta ja tietoliikenneturvallisuudesta huolehtiminen, käyttövaltuushallinta, sopimukset tietojenkäsittelijöiden kanssa.

Takaisin ylös

Avaintenhallinta ja ovenavauspalvelu

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: Avainrekisteriin tallennetaan tiedot siitä, kenelle yhtiön avaimia on luovutettu eli kuka on vastuussa niistä. Osassa kiinteistöjä on käytössä älylukkojärjestelmä, jonka avaimet voidaan poistaa käytöstä etäyksikön kautta, mikäli turvallisuuden ylläpito sitä vaatii. Älylukkojärjestelmän tietoja voidaan yhdistää avainrekisterin tietoihin siinä tapauksessa, että on tarpeen selvittää, kenen haltuun luovutetulla avaimella kiinteistön ovia on avattu. Turvallisuussyistä henkilöllisyys voidaan tarkastaa asukkaan käyttäessä huoltoyhtiön ovenavauspalvelua.

Käsittelyn oikeusperuste: Sopimus ja sitä edeltävät toimenpiteet; rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Käsiteltävät henkilötietoryhmät: Vuokralaisten ja yhtiön lukuun toimivien, avainta tarvitsevien palveluntarjoajien tunnistamistiedot (nimi, mahdollisesti osoite tai puhelinnumero). Säännönmukaisesti alaikäisten henkilötietoja ei käsitellä, elleivät nämä ole vuokrasopimuksen osapuolena.

Henkilötietojen vastaanottajat: Rekisterinpitäjä ja tämän tietojenkäsittelijät: 1) yhtiön lukuun toimiva isännöitsijä (avainrekisterin ja älyavainjärjestelmän hallinnointi) sekä 2) yhtiön lukuun toimivien huoltoyhtiöiden edustajat (avainten luovutus ja vastaanotto muuttotarkastusten yhteydessä, ilmoitusten vastaanotto avainten katoamisen osalta sekä ovenavauspalvelun suorittaminen, yleisavaimet).

Tietojen siirto kolmansiin maihin ja käytetyt suojatoimet: Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä kolmansiin maihin EU-alueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaika: Viisi vuotta asukkaan vuokrasopimuksen päättymisestä; tietoja voidaan poistaa myös tätä aikaisemmin, jos niiden säilyttäminen ei ole enää tarkoituksenmukaista

Miten rekisteröidyn oikeudet varmistetaan: Sopimuksen täysi-ikäiset osapuolet saavat halutessaan tietoa tietojensa käsittelystä yhtiön toimitusjohtajalta ja voivat toimittaa yhtiölle oikaisu-, rajoitus- tai poistamispyynnön tietojen osalta. Vastausaikaa on yksi kuukausi. Pyyntöjen tapauskohtainen arviointi on tarpeen, sillä yhtiöllä voi olla intressi tietojen säilytykseen oikeutetun edun perusteella esimerkiksi oikeusvaateen esittämiseksi. Tällöin rekisteröidyllä on edelleen ilmoitusvelvollisuus oikaisutarpeen tai käsittelyn rajoittamisen osalta. Rekisteröityä voidaan myös pyytää tunnistautumaan tässä yhteydessä, jotta voidaan varmistua tietojen luovutuksesta oikealle henkilölle. Hakemusten käsittelyssä ei käytetä automaattista päätöksentekoa.

Oikeuksien käyttämistä koskevan ilmoitusvelvollisuuden lisäksi vuokrasopimuksen ehtoihin kuuluvan huolellisuusvelvoitteen pohjalta vuokralaiset ovat vastuussa avainten turvallisesta säilytyksestä ja mikäli avaimet katoavat, on heidän tehtävä asiasta viipymättä ilmoitus, jotta voidaan varmistua siitä, että kiinteistön tai sen asukkaiden omaisuuden suoja tai turvallisuus eivät vaarannu.

Tekniset ja organisatoriset suojatoimet: Toimitilaturvallisuus, tietoturvasta ja tietoliikenneturvallisuudesta huolehtiminen, käyttövaltuushallinta, sopimukset tietojenkäsittelijöiden kanssa

Takaisin ylös

Kulunvalvonta ja henkilötietojen käsittely

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: Eri lukitusjärjestelmien tarkoitus on turvallisuuden varmistaminen vuokrakohteissa. Osassa kohteista (Karjakuja 8; Prännärintie 16, 18 ja 20; Tiililäntie 20 ja Yrjöntie 5) on käytössä älylukkojärjestelmä, joka tallentaa tiedot 1) oven lukituksen avaamisen ajankohdasta ja 2) avaimesta, jolla lukitus avattiin. Suoraan kulunvalvontajärjestelmästä ei voida tunnistaa yksittäisiä henkilöitä, sillä järjestelmä käyttää tunnisteena avainkohtaista merkkijonoa.

Kulkutietoja voidaan kuitenkin yhdistää avainrekisterin tietoihin siinä tapauksessa, että turvallisuuden ylläpitämiseksi on selvitettävä, kenen haltuun luovutetulla avaimella kiinteistön ovia on avattu. Tällä tavalla yhdisteltyjä tietoja voidaan tarvittaessa myös luovuttaa toimivaltaisille viranomaisille esimerkiksi rikoksen selvittämiseksi.

Käsittelyn oikeusperuste: Sopimus ja sitä edeltävät toimenpiteet; rekisterinpitäjän oikeutettu etu

Käsiteltävät henkilötietoryhmät: Älyavaimen sähköinen tunniste

Henkilötietojen vastaanottajat: Rekisterinpitäjä ja tämän lukuun sopimuksen perusteella toimivat tietojenkäsittelijät sekä tietojen luovutuksen yhteydessä asiassa toimivaltaiset viranomaiset. Tietojenkäsittelijöihin lukeutuvat 1) isännöitsijä (tietojen tarkastus tarvittaessa) ja 2) yhtiön käyttämät huoltoyhtiöt (järjestelmän asennus ja ylläpito).

Tietojen siirto kolmansiin maihin ja käytetyt suojatoimet: Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä kolmansiin maihin EU-alueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaika: 5 vuotta

Miten rekisteröidyn oikeudet varmistetaan: Sopimuksen täysi-ikäiset osapuolet saavat halutessaan tietoa tietojensa käsittelystä yhtiön toimitusjohtajalta ja voivat toimittaa yhtiölle oikaisu-, rajoitus- tai poistamispyynnön tietojen osalta. Vastausaikaa on yksi kuukausi. Pyyntöjen tapauskohtainen arviointi on tarpeen, sillä yhtiöllä voi olla intressi tietojen säilytykseen oikeutetun edun perusteella esimerkiksi oikeusvaateen esittämiseksi. Tällöin rekisteröidyllä on edelleen ilmoitusvelvollisuus oikaisutarpeen tai käsittelyn rajoittamisen osalta. Rekisteröityä voidaan myös pyytää tunnistautumaan tässä yhteydessä, jotta voidaan varmistua tietojen luovutuksesta oikealle henkilölle. Hakemusten käsittelyssä ei käytetä automaattista päätöksentekoa.

Oikeuksien käyttämistä koskevan ilmoitusvelvollisuuden lisäksi vuokrasopimuksen ehtoihin kuuluvan huolellisuusvelvoitteen pohjalta vuokralaiset ovat osaltaan vastuussa asumisturvallisuuden ylläpidosta sekä avainten turvallisesta säilytyksestä. Mikäli avaimet katoavat, on heidän tehtävä asiasta viipymättä ilmoitus, jotta voidaan varmistua siitä, että kiinteistön tai sen asukkaiden omaisuuden suoja tai turvallisuus eivät vaarannu.

Tekniset ja organisatoriset suojatoimet: Toimitilaturvallisuus, tietoturvasta ja tietoliikenneturvallisuudesta huolehtiminen, käyttövaltuushallinta, sopimukset tietojenkäsittelijöiden kanssa

Takaisin ylös

Kameravalvonta ja siihen liittyvä henkilötietojen käsittely

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: Kameravalvontaa suoritetaan yleisen järjestyksen ja turvallisuuden turvaamiseksi, rikosten ennaltaehkäisemiseksi sekä erityisten valvontakohteiden vartioimiseksi. Tässä se tarkoittaa kuvamateriaalin jatkuvaa, automaattista tallentamisen teknisellä laitteella ja sitä kohdistetaan määrätyllä, yhtiön hallinnassa olevalla alueella liikkuviin ajoneuvoihin, ajoneuvojen kuljettajiin, jalankulkijoihin ja/tai yleisöön. Henkilötietojen käsittely tässä tarkoittaa valvontamateriaalin keräämistä, tallentamista ja säilyttämistä sekä poistamista määrätyn ajan kuluttua. Mikäli esimerkiksi rikoksen selvittämiseksi taikka oikeusvaateen esittämiseksi on tarpeen, voidaan materiaalia noutaa sen säilytykseen käytetystä tietojärjestelmästä sen tarkastelua varten, siitä voidaan tehdä kuvakaappauksia ja materiaalia voidaan myös luovuttaa eteenpäin viranomaisille.

Käsittelyn oikeusperuste: Rekisterinpitäjän oikeutettu etu

Käsiteltävät henkilötietoryhmät: Tallennettu kuvamateriaali siinä tapauksessa, että yksittäiset henkilöt ovat siitä tunnistettavissa.

Muiden henkilöiden ohella myös alaikäisten asukkaiden tai vierailijoiden henkilötietoja (tallennettu kuva, josta henkilö on tunnistettavissa) voidaan käsitellä heidän liikkuessaan kameravalvonnan kohteena olevalla alueella. Vaikutustenarviointi sekä tasapainotesti kameravalvontaa koskien on suoritettu.

Henkilötietojen vastaanottajat: Rekisterinpitäjä ja tämän lukuun sopimuksen perusteella toimivat tietojenkäsittelijät sekä tietojen luovutuksen yhteydessä asiassa toimivaltaiset viranomaiset. Tietojenkäsittelijöihin lukeutuvat 1) isännöitsijä (tietojen tarkastus tarvittaessa) ja 2) yhtiön käyttämät huoltoyhtiöt (valvonta- ja tallennusjärjestelmän ylläpito).

Tietojen siirto kolmansiin maihin ja käytetyt suojatoimet: Tietoja ei siirretä kolmansiin maihin.

Henkilötietojen säilytysaika: 3 kuukautta tallentamisajankohdasta, ellei tietojen käsittelyn jatkamista edellytetä esimerkiksi rikoksen selvittämiseksi. Jos tietoja luovutetaan viranomaisille (esimerkiksi poliisi), noudattavat tietojen vastaanottajat heidän organisaatiotaan koskevia sääntöjä tietojenkäsittelyn osalta.

Miten rekisteröidyn oikeudet varmistetaan: Kiinteistön alueella liikkuvia informoidaan kameravalvonnasta kyltein sekä tarkemmin tällä selosteella. Valvonnan ei katsota vaikuttavan esimerkiksi yksilöiden liikkumisvapauteen tai kotirauhaan. Sen katsotaan myös edistävän yksilöiden vastuuta ympäristöstä.

Asukkaat ja muut kiinteistön alueella liikkuneet luonnolliset henkilöt saavat halutessaan tietoa omien tietojensa käsittelystä yhtiön toimitusjohtajalta ja he voivat myös toimittaa yhtiölle oikaisu-, rajoitus- tai poistamispyynnön tietojen osalta. Rekisteröityä pyydetään ilmoittamaan tarkka ajankohta, jolta tämä haluaa tietoja ja tätä voidaan myös pyytää tunnistautumaan, jotta voidaan varmistua tietojen luovutuksesta oikealle henkilölle. Rekisteröidyillä on myös oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Yhtiöllä on vastausaikaa yksi kuukausi ja yhtiöllä on myös oikeus kieltäytyä pyynnöistä, jos yhtiön intressi katsotaan tilanteessa painavammaksi perusteeksi käsittelylle.

Rekisterinpitäjän intressinä ovat a) oikeusvaateiden laatiminen ja toimittaminen, b) petosten ja palvelujen väärinkäytön ehkäiseminen, c) fyysinen turvallisuus ja d) omaisuuden suojaaminen. Kun käsittelyperusteena on oikeutettu etu, arvioidaan yhtiön intressejä tasapainotestissä yksilöiden perusoikeuksien toteutumisen ohella. Kameravalvonnan katsotaan edistävän sekä yhtiön että kiinteistön asukkaiden omaisuuden suojaa sekä yleistä turvallisuutta. Kameravalvonnan kattamaa tilaa myös rajataan yksityisyydensuojan ja kotirauhan turvaamiseksi.

Tekniset ja organisatoriset suojatoimet: Toimitilaturvallisuus, tietoturvasta ja tietoliikenneturvallisuudesta huolehtiminen, käyttövaltuushallinta, sopimukset tietojenkäsittelijöiden kanssa

Takaisin ylös

Paloturvallisuutta koskevien selvitysten käsittely

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: Asukkaita voidaan viranomaisten käskystä pyytää täyttämään oman huoneiston pelastusturvallisuutta koskeva arviointilomake. Samalla myös rekisterinpitäjällä on riskienhallinnan kannalta intressi sen varmistamiseen, että yhtiön omistaman huoneiston turvallisuus on hyväksytyllä tasolla sen ollessa vuokralaisen asuttavana. Lomakkeessa pyydetään rajallinen määrä tietoja lomakkeen täyttäneen henkilön yksilöimiseksi ja sen todentamiseksi, että tämä asuu asunnossa. Tiedoista toimitetaan pelastusviranomaiselle koko kiinteistökokonaisuutta koskeva yhteenveto ilman henkilötietoja. Mikäli lomaketta ei palauteta tai jos pelastuslain vaatimusten täyttymisen varmistamiseksi on muuten syytä järjestää palotarkastus asuntoon yhdessä pelastusviranomaisen kanssa, asukkaaseen ollaan erikseen yhteydessä.

Käsittelyn oikeusperuste: Lakisääteinen velvoite, oikeutettu etu.

Käsiteltävät henkilötietoryhmät: Asukkaan tunnistamis- ja sijaintitiedot (nimi, osoite).

Henkilötietojen vastaanottajat: Rekisterinpitäjä ja tämän lukuun tietojenkäsittelijät sekä tietojen luovutuksen yhteydessä toimivaltaiset viranomaiset.

Tietojen siirto kolmansiin maihin ja käytetyt suojatoimet: Tietoja ei siirretä kolmansiin maihin.

Henkilötietojen säilytysaika: Henkilötietoja sisältävät lomakkeet hävitetään yhden vuoden sisällä selvityksen toimittamisesta, ellei niiden käsittelyä ole syytä jatkaa oikeutetun edun perusteella.

Miten rekisteröidyn oikeudet varmistetaan: Kun käsittelyperusteena on lakisääteinen velvoite, rekisteröity saa halutessaan tietoa tietojensa käsittelystä yhtiön toimitusjohtajalta ja rekisteröity voi myös toimittaa yhtiölle oikaisu-, rajoitus- tai poistamispyynnön. Vastausaikaa on yksi kuukausi. Pyyntöjen tapauskohtainen arviointi on tarpeen, sillä yhtiöllä voi olla intressi tietojen säilytykseen oikeutetun edun perusteella turvallisuuden ja omaisuuden suojan varmistamiseksi. Vuokralaisella on myös lakisääteinen velvollisuus hoitaa huoneistoa hyvin sekä noudattaa terveyden ja järjestyksen säilyttämiseksi säädettyjä määräyksiä. Tällöin rekisteröidyllä on edelleen ilmoitusvelvollisuus oikaisutarpeen tai käsittelyn rajoittamisen osalta. Rekisteröityä voidaan pyytää tunnistautumaan tässä yhteydessä, jotta voidaan varmistua tietojen luovutuksesta oikealle henkilölle. Selvitysten käsittelyssä ei käytetä automaattista päätöksentekoa.

Tekniset ja organisatoriset suojatoimet: Toimitilaturvallisuus, sopimukset tietojenkäsittelijöiden kanssa

Takaisin ylös

Tietojenkäsittely yrityksen verkkosivuilla

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: Henkilötietoja sisältäviä sähköisiä viestejä ja välitystietoja käsitellään 1) viestinnän välittämistä, 2) palvelun tarjoamista (viestintä yhtiön toiminnasta ja palveluista sekä sähköisten lomakkeiden saatavuuden mahdollistaminen), 3) riittävästä tietoturvasta huolehtimista ja rikosten ehkäisemistä (esim. viestintäsalaisuutta, tieto- ja viestintäjärjestelmiä, tietojenkäsittelyä tai tietosuojaa vaarantavien taikka vahingoittavien toimenpiteiden estäminen) sekä 4) palvelun teknistä kehittämistä varten. Tähän käytetään useita tekniikoita, mukaan lukien erilaiset komentosarjat (skriptit) sekä lyhyet tekstitiedostot, joita verkkosivujen käyttäjän selain ja palveluntarjoajan palvelin vaihtavat osana tietoliikennettä (evästeet).

Palvelun ylläpidolle välttämättömien evästeiden lisäksi sivuilla voidaan käyttää palvelun teknistä kehittämistä varten analytiikkaevästeitä sekä käyttäjän erillisellä suostumuksella markkinointievästeitä yhtiön palveluiden markkinointia varten. Käyttäjiä informoidaan tästä yksityiskohtaisemmin erillisellä evästeselosteella, joka yksilöi kunkin evästeen käyttötarkoituksen.

Käsittelyn oikeusperuste: Lakisääteinen velvoite, oikeutettu etu, sopimus ja sitä edeltävät toimenpiteet, suostumus.

Käsiteltävät henkilötietoryhmät: Tekniset tunnistetiedot (laitteen IP-osoite, sijainti, muut uniikit tunnisteet). Tunnisteet anonymisoidaan mahdollisuuksien mukaan, jolloin henkilö ei ole tunnistettavissa eikä tietoja katsota tällöin henkilötiedoiksi.

Tällä hetkellä sähköisen asuntohakemus- tai irtisanomislomakkeen lähettäminen ei onnistu suoraan yhtiön verkkosivuilta, vaan hakijan odotetaan järjestävän lomakkeen toimitus omatoimisesti valitsemallaan tavalla / valitsemaansa palvelua käyttäen.

Henkilötietojen vastaanottajat: Lähtökohtaisesti rekisterinpitäjä sekä tämän lukuun toimivat tietojenkäsittelijät (lisäosien kehittäjät; tietoturva-, analytiikka- ja markkinointipalveluiden tarjoajat). Evästeille nämä on määritelty yksitellen sivuston evästeilmoituksessa.

Tietojen siirto kolmansiin maihin ja käytetyt suojatoimet: Rekisterinpitäjä käyttää mahdollisuuksien mukaan tietojenkäsittelijöitä, joiden palvelimet ovat EU-alueella. Mikäli sopivaa toimittajaa tarvittavalle toiminnallisuudelle ei löydetä EU-alueelta, voidaan käyttää myös kolmansissa maissa toimivia toimittajia, jotka sitoutuvat takaamaan tietoturvan riittävän tason muun muassa erikseen hyväksytyillä vakiosopimuslausekkeilla. Yhtiön oma palvelin sijaitsee Suomessa ja yhtiön tietojenkäsittelyssä käyttämien pilvipohjaisten ohjelmistopalveluiden palvelimet sijaitsevat EU-alueella.

Henkilötietojen säilytysaika: Evästeille nämä on määritelty yksitellen sivuston evästeilmoituksessa. Esimerkiksi palvelimen lokitietoja säilytetään rekisterinpitäjän ja palvelimen ylläpitopalvelun toimittajan sopimuskauden ajan; mikäli lokitietojen säilyttämistä on syytä jatkaa tämän jälkeen mutta henkilötietojen käsittely itsessään ei ole enää tarpeen, henkilötiedot voidaan poistaa tunnisteet anonymisoimalla.

Miten rekisteröidyn oikeudet varmistetaan: Yhtiö informoi rekisteröityjä tällä selosteella sekä erillisellä, kertaluontoisella ilmoituksella verkkosivuilla, millaisia tietoja käsitellään sekä kuinka kauan käsittely kestää. Rekisteröity saa halutessaan lisätietoja tietojensa käsittelystä yhtiön toimitusjohtajalta ja rekisteröity voi myös toimittaa yhtiölle oikaisu-, rajoitus- tai poistamispyynnön. Pyyntöjen tapauskohtainen arviointi on tarpeen, sillä yhtiöllä voi olla intressi tietojen säilytykseen oikeutetun edun perusteella turvallisuuden ja tietosuojan varmistamiseksi. Rekisteröityä voidaan pyytää tunnistautumaan tässä yhteydessä, jotta voidaan varmistua tietojen luovutuksesta oikealle henkilölle.

Tilanteissa, joissa käsittelyn perusteena on suostumus, suostumus annetaan ilmoituksen kautta ja se voidaan myös peruuttaa, jolloin tietojen käsittely tähän tarkoitukseen keskeytetään rekisteröidyn määrittelemäksi ajaksi. Suostumuksen perusteella kerätyt tiedot voidaan myös rekisteröidyn pyynnöstä poistaa; pyyntö kattaa sekä rekisterinpitäjän että tietojenkäsittelijöiden keräämät tiedot. Aikaa pyynnön käsittelyyn ja tekniseen toteutukseen varataan sääntelyyn perustuen yksi kuukausi.

Tekniset ja organisatoriset suojatoimet: Tietoturvasta ja tietoliikenneturvallisuudesta huolehtiminen, käyttövaltuushallinta, sopimukset tietojenkäsittelijöiden kanssa

Takaisin ylös

Evästeet näillä sivuilla

Alla oleva seloste listaa kaikki sivustolla käytetyt evästeet, niiden käyttötarkoituksen sekä käsittelyn keston. Se luodaan automaattisesti sivustolla käytetyn Cookiebot-lisäosan toimesta, joka skannaa sivut kerran kuukaudessa ja päivittää selosteen havaintojensa perusteella.

Huomautus: Valitettavasti kaikista evästeistä ei ole tällä hetkellä evästetietokannassa suomenkielistä kuvausta, joten osa tekstistä voi olla englanniksi. Mikäli haluat tietoa jostain tietystä evästeestä, voit ottaa yhteyttä toimistoon tältä osin.

Takaisin ylös

Tietojenkäsittely osana yhtiön yleishallintoa

Kauhajoen Asunnot Oy:lla ei ole henkilökuntaa, eikä se näin ollen käsittele henkilökunnan henkilötietoja. Yhtiö on sopinut tietojenkäsittelystä tietojenkäsittelijöinä toimivien tahojen kanssa, jolloin ne toimivat yhtiön lukuun sopimuspohjalta itsenäisinä yrityksinä. Kumppaniyritykset vastaavat erillisinä rekisterinpitäjinä omien työntekijöidensä tietojenkäsittelystä.

Takaisin ylös

Laskutus ja sidosryhmäviestintä

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: Yhtiön sopimuskumppaneista voidaan esimerkiksi laskutuksen, tiedusteluiden ja sidosryhmäviestinnän tehokkaaksi hoitamiseksi muodostaa jäsennelty tietokanta yhtiöiden välisen merkityksellisen suhteen eli oikeutetun edun perusteella.  Sopimus kunkin tietojenkäsittelijän (isännöinti, huoltoyhtiöt, perintäyhtiöt, ym.) sekä muiden toimittajien tai alihankkijoiden kanssa määrittelee näiden sopimussuhteen ja muun tietojenvaihdon yksityiskohdat.

Käsittelyn oikeusperuste: Oikeutettu etu, sopimus ja sitä edeltävät toimenpiteet.

Käsiteltävät henkilötietoryhmät: Tietokantaan voidaan tallentaa yhtiön kumppaniyritysten lukuun toimivien luonnollisten henkilöiden nimiä ja työyhteystietoja sen mahdollistamiseksi, että viestit voidaan ohjata suoraan oikealle henkilölle.

Henkilötietojen vastaanottajat: Rekisterinpitäjä sekä tämän lukuun toimivat tietojenkäsittelijät (isännöitsijä).

Tietojen siirto kolmansiin maihin: Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä kolmansiin maihin EU-alueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaika: Lähtökohtaisesti 5 vuotta sopimuksen päättymisestä. Mikäli kumppaniyritys tai yhteyshenkilö ilmoittaa tietojen oikaisutarpeesta esimerkiksi henkilön työsuhteen päättymisen johdosta sopimusaikana, henkilöä koskevat tiedot poistetaan.

Miten rekisteröidyn oikeudet varmistetaan: Yhtiö informoi rekisteröityjä tällä selosteella. Rekisteröity saa halutessaan lisätietoja tietojensa käsittelystä yhtiön toimitusjohtajalta ja rekisteröity voi myös toimittaa yhtiölle oikaisu-, rajoitus- tai poistamispyynnön.

Yhteyshenkilöiden odotetaan antaneen osana toimenkuvaansa käsittelevää työsopimusta suostumuksensa siihen, että työnantajansa lukuun toimiessaan henkilön nimi, työsähköpostiosoite, työpuhelinnumero sekä muita tarvittavia työyhteystietoja voidaan toimittaa asiakasyrityksille työasioiden hoitamista varten. Mikäli sopimuskumppani on toiminimi tai jos henkilön työnantaja ei ole osoittanut työntekijälle erillistä työsähköpostia tai -puhelinnumeroa, käytetään henkilön itsensä tai yrityksen muuten toimittamia tietoja.

Takaisin ylös

Kauhajoen Asunnot Oy:tä koskevat tiedot kaupparekisterissä (tietojenluovutukset)

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: Kaupparekisteriin toimitettavia tietoja ovat yhteisösäännöt, tilinpäätökset sekä kaupparekisteri-ilmoitukset liitteineen.

Käsittelyn oikeusperuste: Osakeyhtiön lakisääteinen velvoite (asunto-osakeyhtiölaki 1599/2009, osakeyhtiölaki (624/2006), kaupparekisterilaki 129/1979).

Käsiteltävät henkilötietoryhmät: Julkisia tietoja kaupparekisterissä ovat yksilöidyn henkilön rooli yrityksessä, täydellinen nimi, syntymäaika, kansalaisuus ja kotikunta tai asuinmaa.

  • Yhtiöjärjestyksessä yksilöidään hallituksen jäsenten määrä sekä hallituksen puheenjohtajan sekä varapuheenjohtajan ja toimitusjohtajan rooli, tilintarkastajat ja toiminimen kirjoittajat.
  • Osakeyhtiön perusilmoituksessa ilmoitetaan hallituksen puheenjohtajan sekä jokaisen jäsenen ja varajäsenen henkilötiedot, toimitusjohtajan sekä isännöitsijän henkilötiedot, tilintarkastajien henkilötiedot, toiminimen kirjoittajien henkilötiedot.
  • Muutoksista näihin tietoihin tai yhtiöjärjestykseen on tehtävä muutosilmoitus.

Henkilötietojen vastaanottajat: Patentti- ja rekisterihallitus (PRH) kaupparekisterin ylläpitäjänä. PRH toimii työ- ja elinkeinoministeriön alaisuudessa. Muut tahot voivat jalostaa tietoja edelleen uusiksi rekistereiksi tietojen julkisuutta koskevan sääntelyn rajoissa.

PRH:n rekisterien asiakirjajulkisuuskuvaukset (aukeaa uudessa välilehdessä)

Tietojen siirto kolmansiin maihin: Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä kolmansiin maihin EU-alueen ulkopuolelle, ks. myös edellinen kohta.

Henkilötietojen säilytysaika: PRH:n arkistonmuodostussuunnitelman mukaan tiedot säilytetään pysyvästi.

PRH:n seloste henkilötietojen käsittelystä (aukeaa uudessa välilehdessä)

Miten rekisteröidyn oikeudet varmistetaan: Kun käsittelyperusteena on lakisääteinen velvoite, rekisteröity saa halutessaan tietoa käsittelystä yhtiön toimitusjohtajalta ja edelleen PRH:lta. Rekisteröidyn tulee toimittaa yhtiölle tietojen oikaisupyyntö viipymättä tietojen muuttuessa. Tietojenkäsittelyä voidaan rajoittaa vain lainsäädännön sallimissa rajoissa. Yhtiö ei käytä käsittelyssä automaattista päätöksentekoa.

Takaisin ylös

Tietojenkäsittely yhtiön hallinnossa ja hallitustyöskentelyssä (tietojenluovutukset)

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: Asuntoja omistavan osakeyhtiön hallinnon toteuttaminen ottaen huomioon myös ARA:n rahoittamiin kiinteistöihin liittyvän lainsäädännön. Yhtiön kokouspöytäkirjat ja niiden liitteet on säilytettävä luotettavalla tavalla. Yhtiöltä vaaditut tilinpäätökset, tilintarkastus-, toiminnantarkastus- ja toimintakertomukset laaditaan kirjanpitolain (1337/1997) sekä osakeyhtiölain (624/2006) mukaisesti. Yhtiön toimintaan vaikuttaa myös laki yhteishallinnosta vuokrataloissa (649/1990) sekä asunto-osakeyhtiölaki (1599/2009).

Käsittelyn oikeusperuste: Lakisääteinen velvoite, sopimus ja sitä edeltävät toimenpiteet.

Käsiteltävät henkilötietoryhmät: Kirjanpidon ja varainhoidon valvonnan järjestämiseksi sekä asukasdemokratian toteuttamiseksi välttämättömät tiedot mm. yhtiön solmimia sopimuksia, hallituksen kokouspöytäkirjoja, tilinpäätöstä ja toimintakertomusta koskien.

Henkilötietojen vastaanottajat: Rekisterinpitäjän tietojenkäsittelijät (isännöitsijä, tilintarkastajat), yhtiön hallituksen jäsenet ja asukkaiden valitsemat edustajat, hallintoviranomaiset. Asukaskokouksen mahdollisesti nimittämillä tahoilla voi olla raportointivelvollisuus kunkin tilikauden kirjanpidon, tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja hallinnon tarkastusta koskien.

Tietojen siirto kolmansiin maihin: Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä kolmansiin maihin EU-alueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaika: Tilinpäätökset ja niihin liittyvät asiakirjat: 10 vuotta. Kirjanpidon tositteet ja liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto: 6 vuotta tilikauden päättymisen jälkeen. Asukaskokousten ja hallitusten kokousten pöytäkirjat säilytetään pysyvästi yhtiön olemassaolon ajan.

Miten rekisteröidyn oikeudet varmistetaan: Kun käsittelyperusteena on lakisääteinen velvoite, rekisteröity saa halutessaan tietoa käsittelystä yhtiön toimitusjohtajalta ja rekisteröity voi myös toimittaa yhtiölle tietojen oikaisu- tai rajoituspyynnön. Vastausaikaa on yksi kuukausi. Yhtiö ei käytä käsittelyssä automaattista päätöksentekoa.

Tehtäviensä yhteydessä sopimuksesta tai muulla perusteella henkilötietoja sekä muuta salassapidettävää materiaalia käsittelevillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus ja siihen liittyvä vahingonkorvausvastuu. Salassapitovelvollisuus jatkuu myös tehtävän jättämisen jälkeen.

Takaisin ylös

Tietojenkäsittely oikeusistuinten ja viranomaisten osalta (tietojenluovutukset)

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: Haastehakemuksen, ulosottohakemuksen tai rikosilmoituksen tekeminen rekisterinpitäjän tai kolmannen tahon oikeuksien turvaamiseksi, tietojen luovutus viranomaisen pyynnöstä, huoli-ilmoituksen tekeminen (sosiaalihuoltolaki 1301/2014), ilmeisestä paloturvallisuus- tai onnettumuusriskistä ilmoittaminen (pelastuslaki 379/2011).

Käsittelyn oikeusperuste: Lakisääteinen velvoite, sopimus ja sitä edeltävät toimenpiteet sekä siihen perustuva oikeutettu etu.

Käsiteltävät henkilötietoryhmät: Hakemuksessa tai ilmoituksessa yksilöidyn henkilön tai henkilöiden tunnistamis- ja yhteystiedot sekä muut asiayhteyteen kuuluvat henkilötiedot.

Henkilötietojen vastaanottajat: Poliisi, tuomioistuimet, pelastuslaitoksen ja sosiaalihuollon edustajat.

Tietojen siirto kolmansiin maihin ja käytetyt suojatoimet: Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä kolmansiin maihin EU-alueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaika: Eri instanssit vastaavat käsittelystä rekisterinpitäjinä omien käytäntöjensä mukaisesti.

Miten rekisteröidyn oikeudet varmistetaan: Kun käsittelyperusteena on lakisääteinen velvoite, rekisteröity saa halutessaan tietoa käsittelystä yhtiön toimitusjohtajalta ja edelleen muilta rekisterinpitäjiltä. Vastausaikaa on yksi kuukausi. Rekisteröidyn tulee toimittaa yhtiölle henkilötietojen oikaisupyyntö viipymättä tietojen muuttuessa. Tietojenkäsittelyä voidaan rajoittaa vain lainsäädännön sallimissa rajoissa. Yhtiö ei käytä käsittelyssä automaattista päätöksentekoa.

  • Haastehakemuksessa yksilöidään oikeudenkäymiskaaren (4/1734) mukaisesti vastaajan eli rekisteröidyn sekä mahdollisten todistajien yksilöinti- ja yhteystiedot (nimi, yhteystiedot), sekä kantajan eli rekisterinpitäjän todisteet kanteen tueksi, esim. tehty vuokrasopimus ja ote vuokrankanto- tai maksuliikennejärjestelmästä. Haasteen saadessaan vastaaja on myös tuomioistuimelle tiedonantovelvollinen prosessiosoitteen ja muiden yhteystietojen sekä näiden muutosten osalta.
  • Ulosottohakemuksessa yksilöidään ulosottokaaren (705/2007) mukaisesti vastaajan eli velallisen olevat yksilöinti- ja yhteystiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero).
  • Rikokseksi epäilty tapahtuma ilmoitetaan esitutkintalain (805/2011) mukaisesti asianomistajan (rekisterinpitäjä) toimesta esitutkintaviranomaiselle rikosilmoituksella, minkä yhteydessä tilanteen mukaan vaaditaan myös rangaistusta. Asianomistajalla on myös oikeus esittää yksityisoikeudellisia vaatimuksia syyteasian yhteydessä. Rikosilmoituksessa yksilöidään rikoksesta epäillyt sekä muut asianosaiset henkilöt, joiden oikeuksiin, etuihin tai velvollisuuksiin rikos ja sen selvittäminen voivat vaikuttaa. Yksilöintitietoina voidaan käyttää myös tuntomerkkejä. Ilmoitus voi koskea myös alle 18-vuotiaita henkilöitä ja rikollisten tekojen osalta korvausvelvollisuus ulottuu myös alle 15-vuotiaisiin. Viranomainen laatii suoritetuista toimenpiteistä tavallisesti pöytäkirjan.
  • Yhtiön velvollisuus luovuttaa henkilötietoja rikoksen estämiseksi tai selvittämiseksi, kadonneen henkilön löytämiseksi, palonsyyn selvittämiseksi sekä tarjota viranomaiselle pääsy kotirauhan suojaamaan tilaan perustuu poliisilakiin (872/1995) ja pelastuslakiin (379/2011). Yhtiöllä on myös oikeus luovuttaa tietoja virka-apupyynnön esittämisen yhteydessä, jos yhtiön laillisten oikeuksien loukkaus on ilmeinen ja jos oikeuksiin pääseminen edellyttää poliisin toimivaltuuksien käyttämistä (mm. laki asuinhuoneiston vuokrauksesta 481/1995).
  • Huoli-ilmoituksen teossa (sosiaalihuoltolaki 1301/2014, 35 §), jos henkilö on ilmeisen kykenemätön vastaamaan omasta huolenpidostaan, terveydestään tai turvallisuudestaan, tai lapsen etu sitä välttämättä vaatii.
  • Vaarailmoituksen teko (pelastuslaki 379/2011, 3§ ja 42 §) jos yhtiön rakennuksessa, asunnossa tai muussa kohteessa havaitaan ilmeinen palonvaara tai muu onnettomuusriski. Ilmoituslomake ei kerää kolmansien tahojen yksilöinti- tai yhteystietoja, mutta pelastuslaitos voi näitä pyytää ilmoituksen pohjalta.

Takaisin ylös

Kauhajoen Asunnot Oy:tä koskevien tietojen luovutus omistajalle (Kauhajoen kaupunki)

Kauhajoen kaupungin kokonaan omistamana konserniyhtiönä Kauhajoen Asunnot Oy on omistajalleen raportointivelvollinen. Velvoite perustuu kunnan konserniohjeen ohella kuntalakiin (410/2015) sekä kirjanpitolakiin (1337/1997). Konserniyhtiön raportissa yhtiö toimittaa hallinnollisten tietojen lisäksi selvityksen hallinnon jäsenistä ja kaupungin edustajista yksilöintitietoineen. Luovutettavat henkilötiedot ovat jo lähtökohtaisesti julkisia, sillä joko henkilöiden rooli perustuu kaupunginhallituksen päätökseen, jolloin henkilö on jo yksilöity muualla, tai sitten kyseessä ovat jo kaupparekisteriin toimitetut tiedot.

Takaisin ylös